AGB

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für sämtliche gegenwärtigen und zukünftigen Dienstleistungen, Funktionen und Angebote der novofon®-Plattform (nachfolgend „novofon“), betrieben durch die Novo AI Solutions UG (haftungsbeschränkt), Ingolstadt, Deutschland.

(2) Sie bilden die rechtlich verbindliche Grundlage für sämtliche Vertragsverhältnisse zwischen novofon und seinen Kunden.

(3) Kunde im Sinne dieser AGB ist ausschließlich der Unternehmer im Sinne des § 14 BGB (nachfolgend „Kunde“). Eine Anwendung dieser AGB gegenüber Verbrauchern gemäß § 13 BGB ist ausgeschlossen.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) novofon stellt dem Kunden eine cloudbasierte Softwareplattform zur KI-gestützten Sprachautomatisierung sowie zur Verwaltung und Automatisierung telefoniebasierter Geschäftsprozesse kostenpflichtig zur Verfügung. Die Bereitstellung erfolgt im Wege des Software-as-a-Service („SaaS“) und wird nachfolgend als „Service“ bezeichnet.

(2) Der SaaS-Vertrag wird abgeschlossen mit der Novo AI Solutions UG (haftungsbeschränkt), Levelingstraße 106, 85049 Ingolstadt, Deutschland.

(3) Der Service umfasst insbesondere folgende Kernfunktionen (nicht abschließend):

• automatisierte Anrufannahme und Gesprächsführung
• Anrufverwaltung und Gesprächssteuerung
• KI-gestützte Sprachverarbeitung, insbesondere Speech-to-Text-Transkription und Natural Language Understanding
• Call-Routing-, Eskalations- und Rückruf-Workflows
• API-Schnittstellen zur Anbindung externer Systeme (z. B. CRM-, Ticket- und Kalender-Systeme)
• Zugriff auf Wissensdatenbanken sowie auf freigegebene externe Informationsquellen (Websuche über definierte Whitelists)
• Gesprächsnachverarbeitung, insbesondere durch Versand von E-Mails oder SMS
• Auswertungen, Reportings und Analyse-Dashboards in Echtzeit

(4) Detaillierte Informationen zum Funktionsumfang ergeben sich aus der jeweils aktuellen Online-Dokumentation sowie aus individuellen Leistungsbeschreibungen oder Auftragsbestätigungen.

(5) novofon ist berechtigt, den Service fortlaufend weiterzuentwickeln, anzupassen oder zu erweitern, sofern dadurch der vertraglich vereinbarte Gesamtnutzen für den Kunden nicht wesentlich beeinträchtigt wird. Wesentliche Einschränkungen oder grundlegende Änderungen des Leistungsumfangs bedürfen einer vorherigen Vereinbarung.

(6) Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus den schriftlich festgehaltenen Spezifikationen der jeweiligen Leistungsbeschreibung oder Auftragsbestätigung.

§ 3 Voraussetzungen für die Nutzung

(1) Der Kunde benennt mindestens einen administrativ verantwortlichen Ansprechpartner („Administrator“), der berechtigt ist, den Service im Namen des Kunden zu verwalten, zu konfigurieren und zu nutzen. Der Kunde stellt sicher, dass die benannten Administratoren entsprechend geschult sind und die Nutzung des Services rechtmäßig erfolgt.

(2) Der Kunde ist allein verantwortlich für die Verwaltung des Endkundenportals sowie für sämtliche über den Service abgewickelten Inhalte, Prozesse und Kommunikationsvorgänge. Dies umfasst insbesondere die Verantwortung für die Einhaltung aller einschlägigen gesetzlichen Vorschriften, insbesondere des Telekommunikations-, Datenschutz- und Wettbewerbsrechts.

(3) Der Kunde verpflichtet sich, interne organisatorische und technische Richtlinien zum sicheren Umgang mit transkribierten Sprachdaten, Gesprächszusammenfassungen und sonstigen KI-generierten Inhalten zu etablieren und einzuhalten.

(4) Der Zugang zum Service erfolgt über persönliche Zugangsdaten. Der Kunde ist verpflichtet, diese vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte zu schützen und novofon unverzüglich über jeden Verdacht einer missbräuchlichen Nutzung zu informieren.

(5) Die Nutzung des Services setzt die Erfüllung bestimmter technischer Mindestanforderungen voraus. Dazu zählen insbesondere:

• eine stabile Internet- oder Mobilfunkverbindung mit einer empfohlenen Mindestbandbreite von 5 Mbit/s im Down- und Upload,
• ein aktueller, von novofon unterstützter Webbrowser (z. B. Chrome, Firefox, Edge oder Safari),
• ein Endgerät mit mindestens 4 GB Arbeitsspeicher und Dual-Core-CPU oder höher für den Browserzugriff,
• bei Nutzung von Telefonie-Integrationen: ein SIP-fähiges Endgerät (z. B. Softphone oder VoIP-Telefon) sowie optional ein Headset mit Geräuschunterdrückung.

(6) Abweichungen von den technischen Mindestanforderungen können zu Einschränkungen oder Funktionsstörungen des Services führen. Eine Gewährleistung für die Funktionsfähigkeit bei nicht erfüllten Voraussetzungen besteht nicht.

§ 4 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist verpflichtet, den Service ausschließlich im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Vorschriften zu nutzen. Dies umfasst insbesondere die Einhaltung des Telekommunikationsrechts, des Datenschutzrechts (DSGVO), des Wettbewerbsrechts sowie sonstiger einschlägiger Vorschriften.

(2) Der Kunde ist allein verantwortlich für die rechtliche Zulässigkeit sämtlicher über den Service geführter Gespräche, übermittelter Inhalte, konfigurierter KI-Instanzen, Prompts, Weiterleitungen und automatisierter Abläufe.

(3) Der Kunde stellt sicher, dass alle erforderlichen Einwilligungen der Gesprächspartner, insbesondere zur Nutzung KI-gestützter Systeme sowie zur Verarbeitung personenbezogener Daten, rechtzeitig und wirksam eingeholt werden.

(4) Der Kunde verpflichtet sich, Gesprächspartner nicht über die Identität, Funktion oder den Zweck des eingesetzten KI-Systems zu täuschen.

(5) Der Kunde trägt die Verantwortung für die Inhalte, die über angebundene Wissensdatenbanken, externe Systeme oder über die Websuche verarbeitet oder ausgegeben werden. novofon überprüft diese Inhalte nicht inhaltlich.

(6) Der Kunde ist verpflichtet, seine Zugangsdaten geheim zu halten und eine Nutzung des Services durch unbefugte Dritte zu verhindern.

(7) Der Kunde stellt novofon von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aus einer rechtswidrigen oder vertragswidrigen Nutzung des Services durch den Kunden resultieren.

§ 5 Registrierung und Vertragsabschluss

§ 5.1 Registrierung

(1) Die Registrierung erfolgt durch die Angabe einer gültigen geschäftlichen E-Mail-Adresse sowie weiterer erforderlicher Unternehmensangaben, insbesondere des Firmennamens sowie des Namens eines vertretungsberechtigten oder administrativen Ansprechpartners.

(2) Voraussetzung für die Nutzung des Services ist die Zustimmung zu diesen AGB, zu den Datenschutzbestimmungen sowie der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV). Die Zustimmung erfolgt elektronisch im Rahmen der Erstellung eines Nutzerkontos.

(3) Mit der Festlegung eines Passworts, der Bestätigung der E-Mail-Adresse sowie der erstmaligen Aufladung des Kundenkontos mit dem festgelegten Mindestguthaben ist die Registrierung abgeschlossen. Der Kunde erhält anschließend eine automatische Empfangsbestätigung per E-Mail, in der die Bestellung nochmals zusammengefasst wird.

(4) Der Kunde ist für die Richtigkeit der bei der Registrierung angegebenen Daten sowie für die Vertraulichkeit seiner Zugangsdaten verantwortlich. Bei Verdacht auf eine unbefugte Nutzung des Kundenkontos ist novofon unverzüglich zu informieren.

§ 5.2 Vertragsabschluss

(1) Der Kunde gibt ein verbindliches Vertragsangebot ab, indem er das Online-Bestellformular ausfüllt und absendet oder eine schriftliche Bestellung übermittelt. Dabei wählt er den gewünschten Tarif sowie optional buchbare Zusatzleistungen aus. Individuelle Tarife bedürfen einer gesonderten Vereinbarung mit dem Support von novofon.

(2) Der Vertrag kommt erst mit der Annahme des Vertragsangebots durch novofon zustande. Die Annahme erfolgt in der Regel durch Freischaltung des Kundenkontos oder durch ausdrückliche Auftragsbestätigung.

(3) Mit der Freischaltung der Benutzerkonten und nach erfolgreicher Aufladung des Kundenkontos kann der Kunde den Service nutzen. Der Kunde bestätigt mit seiner Anmeldung, über Umfang, Inhalt und Funktionalität des jeweils gebuchten Leistungspakets informiert zu sein.

(4) Sofern nicht ausdrücklich eine Mindestvertragslaufzeit vereinbart wurde, wird der Vertrag auf unbestimmte Zeit geschlossen. Der Kunde hat die Möglichkeit sein Kundenkonto jederzeit mit sofortiger Wirkung zu schließen.

(5) Änderungen und Ergänzungen des Vertrages bedürfen der Textform (§ 126b BGB).

§ 6 Zahlungsbedingungen und Abrechnung

(1) Die Nutzung der Services von novofon erfolgt entgeltlich gemäß der jeweils gültigen Preisliste. Die Abrechnung richtet sich nach dem tatsächlich in Anspruch genommenen Leistungsumfang sowie den gebuchten Zusatzleistungen.

(2) Die Leistungserbringung erfolgt grundsätzlich nur nach vollständiger Vorauszahlung. Die Nutzung der Services erfolgt auf Guthabenbasis (Prepaid).

(3) Für optionale Erweiterungen, Einrichtungsleistungen oder Premium-Module können zusätzliche Entgelte anfallen. Individuelle Sonderkonditionen, insbesondere für Minutenpreise, bedürfen einer gesonderten vertraglichen oder schriftlichen Bestätigung und ersetzen die Standardpreise.

(4) Die Abrechnung der telefonischen Nutzung erfolgt minutengenau auf Sekundenbasis. Die ersten 20 Sekunden eines Anrufs werden pauschal mit 0,05 EUR berechnet, anschließend erfolgt eine sekundengenaue Abrechnung ausschließlich der tatsächlich genutzten Zeit.

(5) Eine monatliche Abrechnungsübersicht wird im Kundenkonto bereitgestellt. Diese dient der Transparenz und der steuerlichen Dokumentation.

(6) Alle Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

§ 6.1 Prepaid-Guthabenmodell

(1) Der Kunde lädt vor Nutzung der Services ein Guthaben auf sein Kundenkonto, welches zur Abrechnung der telefonischen Nutzung sowie der Bereitstellung von Rufnummern verwendet wird.

(2) Die automatische Guthabenaufladung ist standardmäßig aktiviert. Dabei wird ein Betrag in Höhe von 150,00 EUR automatisch über die vom Kunden hinterlegte Zahlungsmethode aufgeladen, sobald das verfügbare Guthaben einen Betrag von 20,00 EUR unterschreitet. Der Kunde kann die automatische Guthabenaufladung sowie deren Parameter jederzeit im Kundenkonto anpassen oder deaktivieren.

§ 6.2 Gültigkeit und Verfall des Guthabens

(1) Aufgeladenes Guthaben bleibt zeitlich unbegrenzt nutzbar. Eine Auszahlung oder Erstattung von Restguthaben ist im Regelfall nicht vorgesehen, sofern nicht ausdrücklich eine abweichende Regelung getroffen wurde.

(2) Besteht der Kunde nach Ablauf der Frist von „risikofrei testen“ ausdrücklich auf die Auszahlung des verbleibenden Restguthabens, wird hierfür eine pauschale Bearbeitungsgebühr in Höhe von 100,00 EUR erhoben. Die Bearbeitungsgebühr wird mit dem auszuzahlenden Restguthaben verrechnet. Eine Auszahlung erfolgt nur, sofern das verbleibende Guthaben die Bearbeitungsgebühr übersteigt.

(3) Hiervon unberührt bleiben ausdrücklich vereinbarte Sonderaktionen, insbesondere die Aktion „risikofrei testen“. Nach Ablauf oder Inanspruchnahme der Aktion „risikofrei testen“ ist eine Auszahlung oder Erstattung von Guthaben grundsätzlich ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere auch für den Fall der Kündigung des Vertrages oder der Schließung des Kundenkontos. Ein verbleibendes Guthaben wird nicht ausgezahlt. Auf Antrag des Kunden kann ein Restguthaben bis zu 14 Tage nach Vertragsbeendigung für interne Abrechnungszwecke gutgeschrieben oder auf ein anderes Kundenkonto übertragen werden, sofern keine gesetzlichen oder vertraglichen Gründe entgegenstehen.

(4) Wird der KI-Telefonassistent im Kundenkonto deaktiviert, bleibt das monatliche Entgelt für die Bereitstellung der gebuchten Rufnummern weiterhin geschuldet, sofern diese nicht gelöscht wurden.

§ 6.3 Zahlungsmethoden

Akzeptierte Zahlungsmethoden sind Kreditkarte, Apple Pay, Google Pay und AmazonPay. Guthabenaufladungen sind jeweils sofort fällig.

§ 6.4 Fehlgeschlagene Abbuchungen

(1) Ist die automatische Guthabenaufladung deaktiviert und das Guthaben aufgebraucht, wird der Service automatisch pausiert.

(2) Reicht das vorhandene Guthaben nicht mehr zur Deckung des monatlichen Entgelts für die Bereitstellung einer Rufnummer aus, ist novofon berechtigt, diese Rufnummer zu löschen.

§ 6.5 Monatliches Entgelt für die Bereitstellung der Rufnummer

(1) Für jede bereitgestellte Rufnummer fällt ein monatliches Entgelt an.

(2) Das Entgelt wird zu Beginn der jeweiligen Abrechnungsperiode pro Rufnummer automatisch vom verfügbaren Guthaben abgebucht.

(3) Eine Erstattung des monatlichen Entgelts ist ausgeschlossen, auch im Rahmen der Aktion „risikofrei testen“.

§ 6.6 Aktion „risikofrei testen“

(1) Sofern vertraglich vereinbart, kann der Kunde innerhalb von 30 Kalendertagen ab erstmaliger Freischaltung eine Erstattung des nicht genutzten Guthabens verlangen.

(2) Voraussetzungen:

• Die Aktion wurde ausdrücklich vereinbart.
• Die Aktion kann nur einmal pro Kunde und Vertrag in Anspruch genommen werden.
• Es handelt sich um die erste Guthabenaufladung.
• Es wurden keine kostenpflichtigen Zusatzmodule oder Dienste genutzt.

(3) Der Antrag ist innerhalb von 30 Kalendertagen per E-Mail an support@novofon.ai zu stellen.

(4) Erstattet wird ausschließlich das ungenutzte Restguthaben der Basisplattform. Nicht erstattet werden Einrichtungsgebühren, Zusatzmodule, Transaktionskosten sowie Entgelte für Rufnummern.

(5) Die Auszahlung erfolgt innerhalb von 14 Tagen nach positiver Prüfung.

§ 6.7 Drittanbieter-Leistungen

Kosten für Drittanbieterleistungen sind nicht Bestandteil des Leistungsumfangs von novofon und werden grundsätzlich direkt zwischen dem Kunden und dem jeweiligen Drittanbieter abgerechnet.

§ 6.8 Testphase

Eine kostenfreie Testphase wird nicht angeboten. Eine Nutzung des Services ist ausschließlich nach vorheriger Guthabenaufladung möglich. Die Aktion „risikofrei testen“ stellt keine Testphase dar, sondern eine freiwillige Sonderaktion mit den in § 6.6 genannten Voraussetzungen und Einschränkungen.

§ 7 Zulässige Nutzung der KI-Services

(1) Die Nutzung der KI-Services von novofon, einschließlich aller durch den Kunden konfigurierten KI-Instanzen, ist ausschließlich zu rechtmäßigen Zwecken zulässig.

(2) Insbesondere sind folgende Nutzungen untersagt:

• die Verbreitung irreführender, belästigender, bedrohlicher oder anderweitig unangemessener Inhalte,
• die vorsätzliche Täuschung von Gesprächspartnern über den Einsatz eines KI-basierten Systems oder Agenten,
• Spam-Anrufe, automatisierte Serienanrufe oder Nutzung zu Zwecken der Kaltakquise,
• jede Form der rechtswidrigen Kontaktaufnahme mit Dritten,
• die Nutzung der Systeme durch nicht autorisierte Dritte,
• der Einsatz der KI-Services in Bereichen mit besonders sensiblen personenbezogenen Daten (z. B. Gesundheitswesen, Rechtsberatung), sofern die gesetzlichen Anforderungen hierfür nicht vollständig erfüllt werden,
• die Nutzung zur Erschleichung oder Umgehung erforderlicher Einwilligungen,
• das Übermitteln von Daten oder Inhalten, die Schadsoftware, Viren oder sonstige schädliche Komponenten enthalten.

(3) Ausgehende Anrufe (Outbound-Calls) über von novofon bereitgestellte Rufnummern sind nur zulässig, sofern sämtliche hierfür erforderlichen Angaben vollständig und korrekt hinterlegt wurden und die jeweilige Rufnummer ordnungsgemäß registriert ist.

(4) novofon ist berechtigt, bei begründetem Verdacht auf eine missbräuchliche, rechtswidrige oder vertragswidrige Nutzung den Service ganz oder teilweise mit sofortiger Wirkung auszusetzen oder den Zugang vorübergehend zu sperren.

(5) novofon ist berechtigt, die vertragsgemäße Nutzung der KI-Services durch geeignete technische Maßnahmen zu überwachen, soweit dies zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs oder zur Missbrauchsprävention erforderlich ist.

§ 8 Informationspflichten

Der Kunde ist verpflichtet, Gesprächspartner vor und während der Kontaktaufnahme transparent, vollständig und nachvollziehbar über alle gesetzlich erforderlichen Informationen zu informieren. Insbesondere stellt der Kunde sicher, dass er:

• die Identität des verantwortlichen Unternehmens eindeutig benennt,
• den Zweck der Kontaktaufnahme klar und verständlich darlegt,
• transparent macht, wenn KI-basierte Sprachassistenten eingesetzt werden,
• geeignete Kontaktmöglichkeiten für Rückfragen, Beschwerden und die Wahrnehmung von Betroffenenrechten bereitstellt,
• Gesprächspartner vorab über Art und Umfang der Datenverarbeitung (z. B. Transkription, Analyse, Gesprächszusammenfassung) informiert und hierfür erforderliche Einwilligungen oder sonstige Rechtsgrundlagen sicherstellt,
• sofern Anrufaufzeichnungen durch den Kunden aktiviert oder über Drittanbieter vorgenommen werden, die hierfür erforderlichen Hinweise erteilt und erforderliche Einwilligungen bzw. Rechtsgrundlagen einholt,
• auf Anforderung eine aktuelle Datenschutzerklärung sowie alle sonstigen gesetzlich vorgeschriebenen Informationen zur Verfügung stellt.

novofon ist nicht verantwortlich für Inhalte, die im Rahmen der KI-Telefonie übermittelt oder verarbeitet werden.

§ 9 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen, sofern nicht ausdrücklich eine Mindestvertragslaufzeit vereinbart wurde. Etwaige Mindestlaufzeiten ergeben sich aus dem jeweils gewählten Tarif oder aus einer gesonderten vertraglichen Vereinbarung.

(2) Verträge ohne Mindestlaufzeit können von beiden Parteien jederzeit mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende gekündigt werden. Der Kunde hat die Möglichkeit sein Kundenkonto innerhalb der novofon Plattform sofort und unwiderruflich zu schließen bzw. zu löschen.

(3) Verträge mit vereinbarter Mindestlaufzeit können erstmals zum Ende der Mindestlaufzeit mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende gekündigt werden. Erfolgt keine fristgerechte Kündigung, verlängert sich der Vertrag automatisch auf unbestimmte Zeit und kann anschließend gemäß Absatz 2 gekündigt werden.

(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn:

• der Kunde gegen wesentliche Bestimmungen dieser AGB verstößt,
• der Kunde den Service rechtswidrig oder missbräuchlich nutzt,
• der Kunde mit fälligen Zahlungen trotz Mahnung in Verzug gerät,
• gesetzliche oder regulatorische Vorgaben einer weiteren Leistungserbringung entgegenstehen.

(5) Kündigungen bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Kündigungen können insbesondere per E-Mail oder über die im Kundenkonto vorgesehenen Funktionen erfolgen.

(6) Das monatliche Entgelt für die Bereitstellung von Rufnummern bleibt bis zum Wirksamwerden der Kündigung geschuldet. Eine anteilige Erstattung erfolgt nicht.

(7) Die Kündigung des Vertrags führt nicht automatisch zur sofortigen Löschung gespeicherter Daten. Die Datenverarbeitung und -löschung richtet sich nach den Regelungen dieser AGB sowie dem jeweils gültigen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

(8) Eine Erstattung von Guthaben richtet sich nach § 6.2 und § 6.6.

§ 10 Geistiges Eigentum

(1) Sämtliche Rechte an der novofon-Plattform, einschließlich aller Softwarebestandteile, Konzepte, Funktionen, Benutzeroberflächen, KI-Modelle, Algorithmen, Dokumentationen sowie sonstiger geschützter Inhalte, liegen ausschließlich bei novofon oder den jeweiligen Rechteinhabern.

(2) Dem Kunden wird für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht an der Plattform eingeräumt, soweit dies zur vertragsgemäßen Nutzung erforderlich ist. Eine Weitergabe, Unterlizenzierung, Vervielfältigung oder Bearbeitung über den vertragsgemäßen Zweck hinaus ist unzulässig.

(3) Das Entfernen, Verändern oder Unterdrücken von Lizenz-, Copyright- oder Schutzvermerken ist untersagt.

(4) Es werden keinerlei Rechte an KI-Modellen, Trainingsdaten, Modellgewichten oder sonstigen KI-Systemkomponenten auf den Kunden übertragen. Vom Kunden bereitgestellte Inhalte werden nicht zum Training allgemeiner oder fremder KI-Modelle verwendet.

(5) Sämtliche vom Kunden hochgeladenen, eingegebenen oder erzeugten Inhalte und Materialien verbleiben uneingeschränkt im Eigentum des Kunden.

(6) Der Kunde räumt novofon für die Dauer des Vertrags sowie für eine angemessene Abwicklungszeit danach eine weltweite, nicht exklusive und auf den Vertragszweck beschränkte Lizenz ein, die Inhalte des Kunden zu vervielfältigen, zu speichern, zu verarbeiten und anzuzeigen, soweit dies technisch erforderlich ist, um die vertraglich geschuldeten Leistungen zu erbringen.

(7) novofon verpflichtet sich, sämtliche Daten des Kunden vertraulich zu behandeln und ausschließlich im Rahmen der vertraglich vereinbarten Zwecke zu verarbeiten.

(8) Der Kunde gestattet novofon, die Geschäftsbeziehung als Referenz zu benennen, sofern dem keine berechtigten Interessen des Kunden entgegenstehen. Der Kunde kann dieser Nutzung jederzeit widersprechen.

§ 11 Haftung

§ 11.1 Allgemeine Haftung

(1) novofon haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden, die auf vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Pflichtverletzung von novofon, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) haftet novofon nur für den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

(3) In Fällen einfacher Fahrlässigkeit ist die Haftung von novofon der Höhe nach auf die vom Kunden in den letzten zwölf Monaten vor Eintritt des Schadens gezahlten Entgelte begrenzt.

(4) Im Übrigen ist die Haftung von novofon für leicht fahrlässig verursachte Schäden ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

(5) Für Mängel der SaaS-Leistungen gelten die gesetzlichen Vorschriften, soweit in diesen AGB nichts Abweichendes geregelt ist. Ansprüche auf Ersatz von Mangelfolgeschäden, entgangenem Gewinn, mittelbaren Schäden oder Datenverlust sind ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

(6) novofon haftet nicht für Ausfälle oder Beeinträchtigungen, die auf höhere Gewalt, auf technische Störungen außerhalb des Einflussbereichs von novofon oder auf notwendige Wartungs- und Optimierungsmaßnahmen zurückzuführen sind.

(7) Für als solche gekennzeichnete Beta-Funktionen oder Testfeatures ist die Haftung ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig; hiervon unberührt bleibt die Haftung für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

§ 11.2 Haftung für Inhalte & Freistellung

(1) novofon übernimmt keine Haftung für Schäden, die aus fehlerhaften, unvollständigen, irreführenden oder rechtswidrigen Inhalten resultieren, die vom Kunden oder durch diesen bereitgestellte Daten, Systeme oder Konfigurationen verarbeitet oder ausgegeben werden.

(2) Der Kunde stellt novofon von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aus einer rechtswidrigen Nutzung des Services oder aus vom Kunden bereitgestellten Inhalten resultieren.

§ 11.3 KI-spezifische Haftungsbestimmungen

(1) novofon übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Aktualität oder Eignung der durch KI-basierte Systeme erzeugten Inhalte. Die Nutzung der KI-Services erfolgt auf eigenes Risiko des Kunden.

(2) Der Kunde bleibt für sämtliche Entscheidungen, Maßnahmen und Geschäftsprozesse verantwortlich, die auf Grundlage von KI-generierten Ausgaben getroffen werden. novofon ersetzt keine menschliche Prüfung oder Entscheidungsfindung.

(3) Trotz technischer und organisatorischer Maßnahmen kann nicht ausgeschlossen werden, dass KI-Systeme fehlerhafte, missverständliche, diskriminierende oder unerwartete Ergebnisse liefern. Der Kunde ist verpflichtet, KI-Ausgaben regelmäßig zu überprüfen und auf Übereinstimmung mit rechtlichen, fachlichen, ethischen und unternehmensinternen Vorgaben zu kontrollieren.

(4) novofon haftet nicht für Schäden, die aus unzutreffenden Aussagen, Tonalitäten, Fehlinterpretationen oder automatisierten Reaktionen der KI entstehen, insbesondere nicht für rechtliche, wirtschaftliche oder gesellschaftliche Folgen.

(5) Der Kunde ist verpflichtet, sensible oder regulierte Daten angemessen zu schützen und KI-Ergebnisse vor ihrer geschäftlichen Nutzung eigenverantwortlich zu validieren.

§ 11.4 Verjährung

Soweit gesetzlich zulässig und sofern keine vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzung vorliegt, verjähren Ansprüche des Kunden innerhalb eines Jahres ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. Ansprüche wegen Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit unterliegen den gesetzlichen Verjährungsfristen.

§ 12 Verfügbarkeit, Wartung und Service Levels

(1) novofon stellt den Service im Rahmen der technischen und betrieblichen Möglichkeiten grundsätzlich mit einer Verfügbarkeit von 99,0 % im Jahresmittel.

(2) Nicht als Ausfallzeiten gelten insbesondere:

• geplante Wartungsarbeiten,
• kurzfristige Unterbrechungen im Rahmen von Sicherheits-, Optimierungs- oder Update-Maßnahmen,
• Störungen oder Ausfälle von Telekommunikationsnetzen, Internetverbindungen oder sonstiger Drittanbieter-Infrastruktur (z. B. Telefonie-Carrier, Cloud-Provider, Zahlungsdienstleister),
• Ausfälle aufgrund höherer Gewalt oder sonstiger nicht von novofon zu vertretender Umstände.

(3) novofon ist berechtigt, Wartungsarbeiten durchzuführen, sofern dies für den sicheren, stabilen oder funktionsfähigen Betrieb des Services erforderlich ist. Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchgeführt und rechtzeitig angekündigt. Ein Anspruch auf permanente Verfügbarkeit besteht nicht.

(4) Ein gesondertes Service Level Agreement (SLA) mit Reaktions-, Wiederherstellungs- oder Entschädigungszusagen besteht nicht, sofern nicht ausdrücklich schriftlich etwas anderes vereinbart wurde. Insbesondere bestehen bei Ausfallzeiten keine Ansprüche auf Minderung, Schadensersatz oder Gutschriften, soweit gesetzlich zulässig.

(5) Temporäre Einschränkungen der Erreichbarkeit einzelner Funktionen oder Module gelten nicht als Ausfall des gesamten Services, sofern die Kernfunktionen im Wesentlichen nutzbar bleiben.

(6) Der Kunde hat erkannte Störungen unverzüglich über die von novofon vorgesehenen Support-Kanäle zu melden und bei der Fehleranalyse in zumutbarem Umfang mitzuwirken.

(7) novofon ist berechtigt, den Service aus wichtigen Gründen vorübergehend ganz oder teilweise zu sperren, insbesondere bei Sicherheitsrisiken, drohendem Missbrauch, Verstößen gegen diese AGB oder zur Abwehr technischer Gefahren.

§ 13 Datenschutz

(1) Im Rahmen der Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen verarbeitet novofon personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag des Kunden. Der Kunde ist Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO, novofon handelt als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 8 DSGVO.

(2) Gemäß Art. 28 DSGVO ist der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) erforderlich. Der AVV ist integraler Bestandteil dieses Vertragsverhältnisses. Mit Zustimmung zu diesen AGB schließt der Kunde zugleich den jeweils aktuellen AVV in elektronischer Form ab.

(3) Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der vertraglich vereinbarten Zwecke sowie gemäß den Bestimmungen des AVV und der Datenschutzerklärung von novofon in ihrer jeweils aktuellen Fassung.

(4) novofon setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff oder unbefugter Offenlegung zu schützen. Die konkreten Maßnahmen ergeben sich aus dem AVV.

(5) Der Kunde ist verpflichtet, sämtliche datenschutzrechtlichen Anforderungen einzuhalten. Dies umfasst insbesondere:

• die ordnungsgemäße Information betroffener Personen,
• das Einholen erforderlicher Einwilligungen,
• die rechtmäßige Gestaltung von Kommunikations- und Verarbeitungsprozessen.

(6) Sofern im Verantwortungsbereich des Kunden besondere oder branchenspezifische Datenschutzvorschriften gelten, etwa im Gesundheitswesen, im Rechtsbereich oder bei grenzüberschreitenden Datenübermittlungen, ist der Kunde allein für deren Einhaltung verantwortlich.

(7) novofon ist berechtigt, zur Erbringung der Leistungen Unterauftragsverarbeiter (Subprozessoren) einzusetzen. Einzelheiten zu Art, Umfang und Ort der Datenverarbeitung sowie zu eingesetzten Subprozessoren ergeben sich aus dem AVV und der Datenschutzerklärung.

§ 14 Datenlöschung und Aufbewahrung

(1) novofon verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag des Kunden und nur so lange, wie dies für die Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

(2) Gesprächsbezogene Daten, insbesondere Transkriptionen, Gesprächszusammenfassungen, Metadaten sowie sonstige KI-generierte Inhalte, werden grundsätzlich spätestens nach 180 Kalendertagen automatisch gelöscht, sofern keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen oder der Kunde eine frühere Löschung veranlasst.

(3) Der Kunde ist berechtigt, im Rahmen der technischen Möglichkeiten eine manuelle Löschung einzelner oder sämtlicher Gesprächsdaten vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu veranlassen. In diesem Fall erfolgt die Löschung unwiderruflich.

(4) Bei Beendigung des Vertragsverhältnisses werden sämtliche personenbezogenen Daten des Kunden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gemäß Absatz 2 gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Eine Herausgabe oder Wiederherstellung gelöschter Daten ist ausgeschlossen.

(5) Abweichend von den vorstehenden Regelungen können solche Daten, die ausschließlich der Nachvollziehbarkeit, Abrechnung und Dokumentation der Inanspruchnahme der Services dienen (insbesondere Gesprächsdauer, Zeitpunkte von Anrufen, verwendete Rufnummern, technische Abrechnungsparameter), über die in Absatz 2 genannte Frist hinaus gespeichert werden, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, zur Abrechnung, zur Missbrauchsprävention oder zur Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

(6) Daten gemäß Absatz 5 enthalten keine Gesprächsinhalte, Transkriptionen oder KI-generierten Texte und werden getrennt von produktiven Nutzungs- und Inhaltsdaten gespeichert.

(7) Weitergehende Regelungen zur Datenlöschung, Rückgabe oder Anonymisierung ergeben sich aus dem jeweils gültigen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

§ 15 Widerrufsrecht

(1) Ein Widerrufsrecht besteht nicht.

(2) Die Leistungen von novofon richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind von der Nutzung des Services ausgeschlossen. Ein gesetzliches Widerrufsrecht findet daher keine Anwendung.

§ 16 Weitere Bestimmungen

(1) Änderungen des Leistungsumfangs oder der Preisgestaltung werden dem Kunden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht und setzt die Nutzung des Services nach Inkrafttreten der Änderungen fort, gelten die Änderungen als angenommen. Der Kunde ist berechtigt, den Vertrag bis zum Inkrafttreten der Änderungen außerordentlich zu kündigen.

(2) Zusatzvereinbarungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Textform (§ 126b BGB).

(3) novofon ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Wesentliche Änderungen werden dem Kunden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Setzt der Kunde die Nutzung nach Inkrafttreten fort, gelten die Änderungen als akzeptiert. Das Recht zur Kündigung bleibt unberührt.

(4) Die Abtretung von Rechten oder Pflichten aus diesem Vertrag bedarf der vorherigen Zustimmung der jeweils anderen Partei in Textform.

(5) Der Kunde ist lediglich berechtigt, mit Forderungen von novofon aufzurechnen oder ein Zurückbehaltungsrecht geltend zu machen, wenn seine Gegenansprüche unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind. Ein weitergehendes Aufrechnungs- oder Zurückbehaltungsrecht ist ausgeschlossen.

§ 17 Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Für sämtliche Rechtsverhältnisse der Parteien gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Ingolstadt. Erfüllungsort ist der Sitz der Novo AI Solutions UG (haftungsbeschränkt).

§ 18 Keine Rechts-, Steuer- oder Fachberatung

(1) Die über den Service von novofon bereitgestellten Inhalte, Ausgaben und automatisierten Antworten stellen keine Rechts-, Steuer-, Unternehmens-, Medizin- oder sonstige Fachberatung dar.

(2) novofon übernimmt keine Gewähr dafür, dass KI-generierte Inhalte rechtlichen, steuerlichen oder branchenspezifischen Anforderungen genügen oder für einen bestimmten Zweck geeignet sind.

(3) Der Kunde ist verpflichtet, KI-basierte Ausgaben vor ihrer geschäftlichen oder rechtlichen Verwendung eigenständig zu prüfen oder durch qualifizierte Fachpersonen prüfen zu lassen.

§ 19 Keine Erfolgs- oder Erreichbarkeitsgarantie

(1) novofon schuldet die Bereitstellung der technischen Plattform, nicht jedoch einen bestimmten wirtschaftlichen, organisatorischen oder geschäftlichen Erfolg.

(2) Insbesondere übernimmt novofon keine Garantie für:

• die Erreichbarkeit bestimmter Zielgruppen,
• die Erfolgsquote von Gesprächen,
• Terminabschlüsse, Umsätze oder Conversion-Raten,
• die tatsächliche Annahme oder Akzeptanz von Anrufen durch Dritte.

(3) Aussagen zur Leistungsfähigkeit dienen ausschließlich der allgemeinen Beschreibung und stellen keine Zusicherung dar.

§ 20 Drittanbieter-Abhängigkeiten und Weiterleitung

(1) Der Service von novofon basiert teilweise auf Leistungen externer Drittanbieter (z. B. Cloud-Infrastruktur, Telefonie-Carrier, Zahlungsdienstleister, KI-Modelle).

(2) novofon haftet nicht für Ausfälle, Einschränkungen, Preisänderungen oder Leistungsänderungen dieser Drittanbieter, sofern diese außerhalb des Einflussbereichs von novofon liegen.

(3) Bei Anrufweiterleitungen an externe Rufnummern oder Systeme endet die Verantwortung von novofon mit der erfolgreichen Übergabe des Anrufs an den jeweiligen Drittanbieter.

§ 21 Sicherheitsmaßnahmen und Missbrauchsprävention

(1) novofon ist berechtigt, technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherstellung der Systemsicherheit, zur Missbrauchserkennung sowie zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben einzusetzen.

(2) Hierzu zählen insbesondere:

• Raten- und Volumenbegrenzungen,
• automatisierte Erkennung auffälliger Nutzungsmuster,
• temporäre Sperrungen einzelner Funktionen oder Konten.

(3) Der Kunde hat keinen Anspruch auf Offenlegung der eingesetzten Sicherheits- oder Prüfmechanismen.

§ 22 Schlussbestimmungen

§ 22.1 Integrationsklausel

Dieser Vertrag einschließlich aller Anlagen enthält sämtliche Vereinbarungen der Parteien. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.

§ 22.2 Anpassungsmechanismus bei Unwirksamkeit und Lücken

Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags ganz oder teilweise unwirksam, undurchführbar oder lückenhaft sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder ergänzungsbedürftigen Regelung tritt eine solche wirksame Bestimmung, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Regelung möglichst nahekommt. Entsprechendes gilt für Vertragslücken, die durch Auslegung zu schließen wären.

Stand Dezember 2025